Les meilleurs prestataires de mariage ou d'événement professionnels !
La réussite d'une fête privée ou d'un événement professionnel dépend des prestataires associés à son organisation. Trouver des intervenants à l'écoute et capables de satisfaire vos attentes, dans le domaine de l'événementiel, requiert un minimum de méthode. Voici quelques conseils pour mettre la main sur la perle rare, qui fera de votre mariage ou de vos soirées d'entreprise des moments authentiques et marquants.
Définir des objectifs clairs
Un mariage ethnique, un banquet en comité restreint, mais ultra-chic, un repas d’entreprise sur le thème des années folles. Plus la formulation de l’événement à organiser est précise, plus il sera facile de susciter des manifestations d’intérêts de la part des professionnels. Recruter les meilleurs prestataires événementiels exige que le client définisse préalablement des objectifs et attentes clairs. En entreprise, le processus se passe souvent autour d’une table, lors d’un brainstorming où chacun apporte sa vision. Soirée de lancement, arbre de Noël, salons ou teambuilding, les événements pro doivent généralement être déclinés en accord avec la culture et l’image propres à l’entreprise. Dans le privé, l’organisation d’un mariage requiert la même exigence de clarté des attentes. L’envergure que l’on souhaite donner à la cérémonie, le nombre d’invités, les lieux préférés et le thème de l’événement sont des paramètres qu’il faut formaliser, en amont de la prospection de prestataires.
Prospecter dans les réseaux et événements pro
Le niveau d’expertise du prestataire recherché constitue, certainement, le paramètre le plus objectif pour juger de la pertinence de son offre de services. Vous cherchez à repérer les meilleurs dans le service traiteur, l’animation musicale, l’organisation de mariage ou de foires ? Dirigez-vous en priorité vers les salons professionnels consacrés à l’événementiel. La présence d’une enseigne à ce type d’événement sert à mettre en avant ses compétences dans son domaine de prédilection. Vous rencontrez, ainsi, des prestataires dont le professionnalisme répond aux standards de leur profession respective. Tout en permettant le contact avec une variété de profils, les salons constituent également une opportunité financière pour les clients. Les prestations commandées à l’occasion de ces événements sont facturées à des tarifs préférentiels.
Mettre le prestataire à l’épreuve lors d’un face-à-face
Vous faites plutôt le choix de vous tourner vers Internet, les réseaux sociaux ou vos relations pour chercher votre prestataire événementiel ? La démarche est également payante et ouvre la porte à d’intéressantes collaborations. Seulement, il ne faut pas prendre pour argent comptant les avis des clients sur les sites ni les éloges transmis de bouche à oreille. Planifiez une rencontre directe avec les intervenants présélectionnés. À cette occasion, sondez plus profondément leur aptitude à satisfaire vos attentes. Demandez plus de détails sur leur façon de s’organiser, les prestations incluses dans leurs tarifs, leur disponibilité et les moyens de communication qu’ils mettent à disposition. Évaluez-les personnellement sur les dispositifs de gestion des imprévus qu’ils ont en réserve. Sans oublier de demander à voir de précédentes réalisations, via leur portfolio.
Tirer parti de la collaboration
Une fois l’organisateur de mariage ou d’événement professionnel trouvé, il ne s’agit pas de l’abandonner seul à la mise en œuvre jusqu’au jour J. Selon un planning convenu entre les 2 parties, il échoit au donneur d’ordre de procéder à des suivis périodiques. C’est l’occasion de se rassurer sur l’avancement concret du chantier et de prendre connaissance des éventuelles difficultés rencontrées dans la réalisation de votre événement. Selon le cas, vous conviendrez des éventuels réajustements à faire. La qualité de prestation se mesure, d’ailleurs, à la capacité du professionnel à fournir des pistes de solutions innovantes dans de pareilles circonstances.
Point de vigilance : la signature du contrat
L’acceptation des conditions de collaboration avec le prestataire choisi est formalisée par la signature d’un contrat. N’apposez pas votre veto sans vérification préalable des termes de ce document. Portez une attention particulière sur les éventuelles conditions particulières, ou exclusions, que votre organisateur prévoit dans la réalisation de ses prestations. Assurez-vous de bien saisir les modalités et échéances de paiement. Lors de l’organisation d’événements professionnels, vérifiez rigoureusement le statut du prestataire par rapport à ses assurances. En plus des engagements financiers que l’organisation d’un événement pro représente, il y va surtout de la réputation de votre entreprise. En cas de sinistres imputables à la responsabilité de l’intervenant, vous devriez pouvoir prétendre à des indemnisations correctes.